人事管理基本書式集

BASIC FORMAT COLLECTION

人事管理にご利用いただけるテンプレートをご用意しました。

採用退職・解雇労働時間・勤怠

労働条件通知書

2013年4月1日に施行された労働基準法施行規則第5条に対応した労働条件通知書です。今回の改正により労働契約締結時に「期間の定めのある労働契約を更新する場合の基準」についても書面により明示しなければならず、この労働条件通知書はこの事項を追加した書式となっています。

身元保証書（2020年4月対応版）

入社の際に提出してもらう書類の中で、比較的一般的なものの１つが身元保証書です。2020年4月より民法が改正となり、個人が保証人となる根保証契約については、保証人が支払いの責任を負う金額の上限となる「極度額」を定めなければ、保証契約は無効となります。

新入社員諸事項届出書

新入社員が入社した際には社会保険の手続や給与計算等のために様々な、そして多くの個人情報を収集する必要があります。もちろん採用段階で収集している情報も様々あると思いますが、できれば情報の整理という観点から入社時にはこのような書式で一度、情報の棚卸をしておくべきでしょう。

秘密保持に関する誓約書

個人情報保護法の施行等により、個人情報を中心とした情報管理の重要性が増しています。この書式では企業の機密情報の管理に関するルールとその漏洩時における損害賠償の可能性について認識させた上で、従業員本人の個人情報管理に関する同意を得るような書式となっています。企業としては従業員に一読させ、内容を理解させた上で、本人の署名、捺印を取りましょう。

労働条件通知書(2015年4月1日施行パートタイム労働法対応版)

2015年4月1日に施行されたパートタイム労働法に合わせたパートタイマー用の労働条件通知書です。今回の改正により、雇用管理の改善等に関する事項に係る相談窓口についても書面により明示しなければならなくなりました。

労働条件通知書

労働条件通知書（一般労働者　有期雇用特別措置法による対象者用）

有期雇用特別措置法による特例の適用にあたり、特例対象者の労働契約の締結・更新時に明示しなければならない項目を追加した書式です。

労働契約書

従業員を採用する際にもっとも基本となるのが労働契約書です。採用時には原則としてこの労働契約書を用い、書面で労働条件を通知することが義務付けられています。労働に関するトラブルを想定すれば、最低限必要な書式になりますので、必ず整備しましょう。

パートタイマー労働契約書

労働契約書は、就業規則で画一的に労働条件の設定を行うことが難しいパートタイマーの雇用管理において、もっとも重要な書類となります。特に昨今では、パートタイマーとの雇用に関するトラブルも頻繁に発生していることもあり、採用時に書面によって労働条件を明示することの重要性が増しています。。

嘱託社員労働契約書

嘱託社員とは、定年後の社員など60歳以降の者で、1年契約などの個別の契約に基づき雇用される労働者のことを呼ぶことが一般的です。この書式は、嘱託社員との間で締結する労働契約書のサンプルです。

採用内定通知

新卒採用などにおいて、採用内定となった場合に応募者へ送付する採用内定通知のサンプルです。

内定誓約書

内定通知を出すタイミングで提出させる内定誓約書のサンプルです。誓約書に記載した一定の条件に合致した場合は、採用の取り消しを承諾するという文書となります。新卒採用の場合には、 3月に学校を卒業できない場合には内定を取り消すという条件を盛り込むことが多く見られます。

不採用通知

採用候補者に対して不採用を通知する際の通知書サンプルです。

退職届

従業員が退職を申し出る際に使用する提出書類です。以前は経営者宛に全文を自書し、提出することが一般的でしたが、最近はこのように会社所定の書式を用意し、それに記入させることも多くなっています。

退職証明書

従業員が退職する際に、その請求に基づき交付する退職証明書です。その内容は、使用期間、業務の種類、その事業における地位、賃金、退職の事由について記載することになっており、中途採用者の前職での経験や待遇を確認する手段に利用できます。その他にも、退職後の社会保険から国民健康保険に切り替える際の日付確認にも利用されているようです。

解雇理由証明書

解雇予告した従業員から、退職日までの間に解雇の理由について証明書を請求された場合に使用する「解雇理由証明書」の書式です。この証明書では、解雇の理由を具体的に示す必要があり、就業規則の該当条項の内容、その事実関係を記入することが求められています。

解雇予告通知書

従業員に解雇を予告する際に交付する解雇予告通知書です。解雇の手続には、解雇予告あるいは解雇予告手当の支払いが必要になっています。解雇をめぐる紛争は非常に多いため、書面で通知することがその後のトラブルの防止につながります。

解雇予告手当支払通知書

従業員を解雇する際、30日前の予告を行わない場合には解雇予告手当の支払い必要となりますが「解雇予告手当支払通知書」はそうしたケースに交付する書類となります。解雇予告を行わず、即時解雇を行う際には、解雇の通告と同時に解雇予告手当支払通知書を交付し、解雇予告手当の支払を行うこととなります。

解雇予告手当受領確認書

予告期間を設けず、従業員を即時解雇する際には解雇予告手当の支払いが必要とされますが、これは予告手当を支給した際に被解雇者である従業員に提出してもらう受領確認書の様式サンプルです。

時間外労働・休日労働に関する協定届（2021年4月1日以降版）

2021年4月1日から協定届の押印が廃止され、適格性チェックボックスが追加された時間外労働・休日労働に関する協定届（36協定届）の様式です。

時間外労働・休日労働に関する協定届特別条項あり版（2021年4月1日以降版）

2021年4月1日から協定届の押印が廃止され、適格性チェックボックスが追加された時間外労働・休日労働に関する協定届（36協定届）の特別条項あり版の様式です。

時間外・休日勤務申請承認書

時間外・休日勤務申請承認書は、従業員が所定労働時間を超えて勤務しなければならない、または休日に勤務しなければならない場合に上長に申出て承認を受けさせることにより、従業員の時間外・休日勤務を管理するための書式です。

遅刻・早退・外出届

従業員が遅刻や早退、あるいは勤務の途中に外出する場合に提出させる勤怠管理上の基本書類です。

年次有給休暇管理表

年次有給休暇を従業員個人単位で管理するタイプの管理表の様式です。

時間外労働・休日労働に関する協定届(36協定届)[2019年4月1日改正版]

改正労働基準法の施行に伴い、内容が改定された36協定届の様式です。なお、特別条項を定める場合には別の様式となりますのでご注意ください。

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